Polisförbundets Integritetspolicy för medlemmar och icke medlemmar

1. Personuppgiftsansvar

Polisförbundet med organisationsnummer 802002-6780 är personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi har om dig och den behandling som beskrivs nedan. För att kunna fullfölja uppdraget såsom det beskrivs i stadgar och kollektivavtal behöver vi behandla personuppgifter. Som personuppgiftsansvarig hanterar Polisförbundet dina personuppgifter enligt dataskyddsförordningen och övrigt gällande lagstiftning.

Har du frågor kring hur Polisförbundet behandlar dina personuppgifter så är du välkommen att kontakta dataskyddsansvarig på Polisförbundet per e-post, post eller telefon.

Polisförbundet: 08 676 97 00

E-post: dataskydd@polisforbundet.se

Postadress: Polisförbundet, Box 5583, 114 85 Stockholm

Polisförbundet har ett dataskyddsombud för att säkerställa att dataskyddslagstiftningen följs och att dina personuppgifter hanteras på rätt sätt.

E-post: dataskyddsombud@tco.se

Postadress: Dataskyddsombud, TCO, 114 94 Stockholm.

2. Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

En personuppgift är all slags information som kan hänföras till dig som fysisk person. Exempel på detta är namn och personnummer, men även bilder, ljudupptagning eller din dators IP-adress. Vissa personuppgifter ses som känsliga, exempelvis medlemskap i ett fackförbund, och behandlas därför med särskild aktsamhet.

En personuppgiftsbehandling är alla former av åtgärder med personuppgifter. Insamling, registrering, organisering och lagring är exempel på strukturerade behandlingar. Dataskyddsförordningen gäller även för så kallad ”ostrukturerad behandling”. Exempel på ostrukturerad behandling är personuppgifter som kommuniceras i text via e-post, bilder som publiceras på en webbplats och till och med uppgifter i dokument som sparas på en server eller en hårddisk. Även andra medium, till exempel telefoner, kan innehålla stora mängder personuppgifter och användas för att göra personuppgiftsbehandlingar.

3. Laglig grund för behandling av dina personuppgifter

För att få behandla personuppgifter krävs att behandlingen har stöd i gällande dataskyddslagstiftning. Det måste finnas en laglig grund för behandlingen.

Sammanfattningsvis behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en eller flera av följande lagliga grunder:

• Avtal – För att Polisförbundet ska kunna fullfölja det avtal vi har med dig som registrerad behöver vi dina personuppgifter
• Rättslig förpliktelse – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse
• Berättigat intresse – Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för ändamål som rör Polisförbundets eller tredje parts berättigade intressen, förutsatt att dina intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre
• Samtycke – Du har uttryckligen lämnat ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål

4. Personuppgiftsbehandlingar

4.1 Medlem - Vilken information samlar vi in om dig?

För att Polisförbundet ska kunna utföra vårt uppdrag gentemot dig som medlem, behöver du lämna viss information om dig själv i samband med medlemsansökan eller under ditt medlemskap. Du kan när som helst uppdatera de uppgifter du har lämnat till Polisförbundet via Mina Sidor på www.polisforbundet.se/logga-in.

Vid kontakt med Polisförbundet via kontaktformulär, mejl eller telefon kan du komma att behöva identifiera dig med BankID för att säkerställa att dina uppgifter inte hamnar i orätta händer.

Information vi samlar in om dig:

• Personnummer, namn, adress, telefonnummer, mejladress
• Förtroendeuppdrag, utbildningar inom uppdraget
• Arbetsplats, befattning, skola
• Betalningsinformation
• Information du lämnar till oss i samband med medlemsärenden eller förhandling av ärenden förknippade med din person (till exempel handlingar i samband med ett medlemsärende) medlemsaktiviteter, behandling av motion, undersökningar eller när Polisförbundet företräder dig som medlem

Information som vi behöver samla in om dig från andra källor:

• Person- och kontaktinformation som till exempel adressändringar från publikt tillgängliga personregister
• Anställningsuppgifter, som till exempel arbetsgivare, befattning, lön, sysselsättningsgrad från arbetsgivare eller arbetsgivarorganisation

4.2 Medlem - Hur behandlar vi din information?

Nedan beskriver vi varför Polisförbundet behandlar dina personuppgifter och på vilka grunder behandlingen sker. I de fall vi behandlar känsliga personuppgifter om hälsa eller fackligt medlemskap, görs det för att behandlingen utförs inom vår verksamhet som fackförbund. På Polisförbundet sker automatiserat beslutsfattande vid ett tillfälle, om du inte betalar din medlemsavgift på 3 månader utesluts du som medlem. Om vi behandlar dina personuppgifter om brott så görs det enbart i enstaka fall för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

4.3 Medlem - Så länge behåller vi dina personuppgifter

Personuppgifterna gallras när de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in, exempel är att medlem gallras i systemet 10 år efter utträde. Ekonomiska handlingar gallras efter 7 år med stöd av bokföringslagen.

Detta är för att kunna hjälpa dig med frågor även efter att ett ärende avslutats. Det är även för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk för dig som medlem även om du har begärt utträde ur förbundet och avtalsförhållandet mellan dig och Polisförbundet upplösts. Exempelvis om du råkar ut för skada/sjukdom som ska anmälas till försäkringsbolag, behöver vi veta när du varit medlem.

4.4 Icke medlem – Vilken information samlar vi in om dig?

Vi kan komma att behandla dina uppgifter även för dig som inte är medlem i Polisförbundet. Detta sker i samband med att du kontaktar oss eller att du berörs av ett ärende som vi handlägger. Vi behandlar även dina uppgifter om du beställer något i webbshoppen eller prenumererar på vår medlemstidning Polistidningen.

Vi kan även komma att behandla uppgifter om dig i din yrkesroll som arbetsgivare, beslutsfattare, mediekontakt eller motpart där vi företräder medlem.

I de flesta fall är det du själv som lämnar uppgifter till oss:

• Person- och kontaktinformation, personnummer, namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• Information i samband med ärenden, aktiviteter eller undersökningar

Det kan också förekomma att person- och kontaktinformation till icke-medlemmar lämnas av en medlem i samband med ett medlems- eller arbetsrättsligt ärende.

4.5  Icke medlem – Hur behandlar vi din information?

Nedan beskriver vi varför Polisförbundet behandlar dina personuppgifter och på vilka grunder behandlingen sker.

4.6 Icke medlem – Så länge behåller vi dina personuppgifter

Personuppgifterna gallras när de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in. Ekonomiska handlingar gallras efter 7 år med stöd av bokföringslagen. Personuppgifter på potentiella medlemmar som inte rekryteras raderas efter 4 månader. Information om arbetssökande raderas efter 2 år.

4.7        Leverantörer och samarbetspartners – Vilken information samlar vi in om dig?

Vi behandlar ibland personuppgifter för personer som arbetar hos våra leverantörer eller samarbetspartners. Detta är i form av kontaktuppgifter som är nödvändiga för att underhålla vår avtalsmässiga relation eller personuppgifter som förekommer i samband med fakturering. Information kan lämnas till oss av dig eller din arbetsgivare.

4.8 Leverantörer och samarbetspartners – Hur behandlar vi din information?

Nedan beskriver vi varför Polisförbundet behandlar dina personuppgifter och på vilka grunder behandlingen sker.

4.9 Leverantörer och samarbetspartners - Så länge behåller vi dina personuppgifter

Personuppgifterna gallras när de inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in. Ekonomiska handlingar gallras efter 7 år med stöd av bokföringslagen.

5. Vilka kan vi komma att dela information om dig med?

Polisförbundet har informationsutbyte med andra organisationer, myndigheter och företag när det krävs för att fullfölja uppdraget. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert och lagligt sätt. Följande mottagare kan komma att ta del av dina uppgifter:

• Försäkringsförmedlare/försäkringsbolag – för att de ska kunna administrera de försäkringar du har rätt till
• Banker – betalningsinformation avseende medlemsavgift
• Arbetsgivare samt arbetsgivarorganisation – i samband med lönerevision, till statistik eller vid konflikt med arbetsgivare
• Tryckeri, printleverantör, postombud och leverantör av digitala kommunikationstjänster
• Leverantörer av IT-system, IT-stöd och IT-tjänster åt Polisförbundet
• Leverantörer som hanterar utskick av till exempel nyhetsbrev och enkätundersökningar
• Resebokningsföretag, hotell och konferensanläggningar – om du som förtroendevald går facklig utbildning eller medverkar vid seminare, kongress eller andra fackliga sammanhang
• Leverantörer av tjänster till medlemmar – för att du ska erhålla de tjänster du har rätt till
• Arkiveringsorganisationen TAM-Arkivet som ägs av TCO-förbunden
• Skattemyndigheten

Polisförbundet delar inte personuppgifter till mottagare utanför EU/EES.

6. Vilka rättigheter har du som registrerad?

Du som har dina personuppgifter registrerade hos Polisförbundet har följande rättigheter enligt dataskyddsförordningen:

• Rätt till information. Information om när och hur dina uppgifter behandlas. Du har rätt att begära ett registerutdrag över vilka uppgifter Polisförbundet behandlar om dig. Förfrågan om registerutdrag görs på vår webb och under kontakt välja ärende registerutdrag www.polisforbundet.se/om-oss/kontakt/
• Rätt till rättelse. Du har rätt att få felaktiga uppgifter om dig rättade eller kompletterade.
• Rätt till radering. Du har rätt att be att få dina uppgifter raderade. Det finns undantag, exempelvis om vi behöver dem för att uppfylla en rättslig förpliktelse. I annat fall måste vi radera dina uppgifter på din begäran, exempelvis om de inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för eller de används till direktmarknadsföring från oss och du motsätter dig detta. En avvägning av vad som är möjligt att radera och vilka konsekvenser det får, måste därför avgöras från fall till fall.
• Rätt till dataportabilitet. Du har i vissa fall rätt att få ut dina personuppgifter för att använda på annat håll i ett elektroniskt format.
• Rätt till begränsning av behandling. Du har rätt att begära att uppgifterna i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när du anser att uppgifterna är felaktiga och har begärt rättelse. I dessa fall kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under den tid uppgifternas korrekthet utreds.
• Rätt att återkalla samtycke. Om du har lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke.
• Automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering. Du har rätt att inte bli föremål för beslut som endast grundas på automatiserat beslutsfattande om beslutet kan ha rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.
• Rätt att klaga till Datainspektionen. Du har rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om du anser att Polisförbundet behandlat dina personuppgifter i strid mot dataskyddsförordningen.
• Rätt till skadestånd. Om du lidit skada på grund av dina personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan du ha rätt till skadestånd.

• Rätt att göra invändningar. Du har rätt att göra invändningar mot viss behandling av dina uppgifter. Det gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning.

För att nyttja dina rättigheter kontaktar du Polisförbundet på polisforbundet@polisforbundet.se

7. Cookies

Polisförbundets webbplats använder så kallade cookies. En cookie är en textfil som skapas på din dator när du besöker vår webbplats och som hämtas från din dator när du kommer tillbaka nästa gång. Cookies sparas i anslutning till de filer som används av datorns webbläsare eller motsvarande program.

Vi använder cookies från webbanalysverktyget Google Analytics. Vi registrerar bara generell besöksstatistik. Ingen statistik kan spåras till dig som person.      

Om du använder funktionerna för delning till Facebook och Twitter som finns på webbplatsen kan det skapas cookies. Båda dessa cookies kallas tredjepartscookies, eftersom de kommer från någon annan än polisforbundet.se.

Om du inte accepterar användning av cookies kan du stänga av dessa i din webbläsare. Du kan läsa mer om hur du gör det i din webbläsares hjälpsektion.

8. Om Integritetspolicyn

Vi kan komma att göra ändringar i vår Integritetspolicy, och i sådant fall meddelar vi detta på www.polisforbundet.se. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på webbplatsen.